Como Dirigir Reuniões

O manual da IASD deixa claro que dirigir comissões é prerrogativa do Pastor Distrital ou quando em sua ausência um Ancião devidamente autorizado. Porém, cabe ao diretor de comunicação ajudar na ética relacional e princiípios básicos para expor idéias nessas reuniões.

Já imaginou votar algum assunto quando a maioria não entendeu devidamente as propostas? Ou participar de uma reunião onde a vontade de apenas algumas pessoas prevalecem e não da maioria?

Sugiro uma material prático e consciso que fez parte das minhas anotações de sala de aula quando cursei teologia. Quando colocado em prática as reuniões são rápidas, produtivas e leva em consideração princípios ético respeitando a opinião e participação dos líderes.

I - COMO PREPARAR

• Devem constar no planejamento anual da igreja (data, horário, local, etc). Exemplo. 1o Domingo de cada mês, às 18h
• Deve-se consultar as pessoas que participarão da reunião, para decidirem o melhor dia, horário e local.
• Preparar uma lista dos itens a serem tratados. Só o que realmente necessita ser tratado pelos membros da igreja.
• Planejar a mensagem devocional.
• É bom ter alguns minutos de oração antes da reunião.
• Entregar no culto anterior um memorando ou carta, relembrando a reunião (data, horário, local, juntamente com a agenda de assuntos).
• Procurar estudar alguns assuntos primeiro em comissões menores, quando isto for apropriado.
• Cuidar para que o local esteja devidamente preparado para reunião.
• Providenciar os materiais necessários.

II - COMO CONDUZIR

• Procure começar no horário.
• Verificar o QUORUM .
• Apresentar a mensagem devocional.
• Ter momentos para oração.
• Cuidar para que a duração da reunião seja equilibrada. Talvez seja oportuno anunciar o horário que irá terminar.
• Verificar se o secretário está presente. Se não estiver, deve-se escolher outra pessoa para anotar. provisoriamente esta reunião.
• Considerar um assunto de cada vez, conforme consta na agenda.
• Incentivar a participação de todos.
• Não permitir divagação nem agressões.
• Utilizar perguntas.

A pergunta pode ser de várias maneiras:

1. Dirigidas a todos os participantes
2. Dirigida nominalmente
3. Devolução de perguntas

• Procurar seguir o procedimento parlamentar
• Lembrar que o presidente não vota. A não ser para desempatar.
• Conduzir a votos claros e precisos que indiquem quando foi o caso, quem fará, como, quando, etc.
• Terminar no horário, agradecendo a presença e a participação.

III- COMO AGIR APÓS A REUNIÃO

• Providenciar para que seja preparada uma ata da reunião.
• Revisar a ata antes de apresentar à igreja.
• Lembrar que nem todos os votos precisam ou devem ser confirmados pela Igreja.
• Os casos que envolvem pessoas devem ser passados para a Igreja.
• Providenciar uma cópia da ata para cada participante, quando necessário.
• Manter sigilo
• Agir de acordo com os votos
• Cobrar as ações na próxima reunião se for o caso.

IV - COMO AS DECISÕES SÃO FEITAS

1. Decisões por voto ou por maioria:

Princípios essenciais das regras parlamentares:

1. Cortesia e justiça com todos
2. Considerar um item de cada vez
3. A minoria precisa ser ouvida
4. A maioria deve prevalecer
5. O propósito das regras é facilitar a ação e não obstruí-la

Métodos de Votação:

1. Declarando SIM ou NÃO
2. Erguendo a mão
3. Escrevendo em segredo

Tipos de Votação

1. Por maioria - (A maioria é um número maior que a metade dos votos)
2. Por pluralidade. É a maioria dos votos sem ser mais que 50% - Ex. Débora - 7 votos/ Robson - 4 votos/ Geovana - 4 votos
3. Por 2/3 dos votos

2. Decisão Por Unanimidade:

• Quando todos estão a favor. Isto é comum na igreja, devido aos interesses comuns dos membros e a atuação do Espírito Santo promovendo a unidade. Efés. 4:3, 12 e 13

3. Decisão por Consenso:

• Ocorre quando pelo menos a grande maioria se inclina em uma certa direção e mesmo que alguém não concorde completamente, está disposto a acompanhar os demais.
• O consenso é a opinião geral, o acordo. É o método que deveríamos usar ao buscarmos uma decisão em grupo.

V. COMO O CONSENSO PODE SER ALCANÇADO

1 - Para alcançar o consenso, a diferença de opinião deve ser vista como uma maneira de:

• Reunir informação adicional.
• Esclarecer itens.
• Forçar o grupo a buscar melhores alternativas. Assim o conflito de idéias, soluções, etc, deve ser visto como ajuda e não como empecilho no processo de encontrar o consenso.

2 - Os membros devem evitar discutir para ganhar como indivíduos.
3 - Animar uma participação franca de desacordo.
4 - Cada participante deve ter a responsabilidade de ouvir e ser ouvido.
5 - Não se deve confundir silêncio com concordância.
6 - Deve-se procurar reduzir a tensão quando necessário.
7 - Lembrar que os melhores resultados vêm de uma combinação de informações, lógica e emoção.

Fonte: Anotações de sala de aula (Curso de Teologia - 1998)

Pr. Fabio

Extraído de: Comunicação Adventista